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電話応対での効率的なメモの取り方

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電話応対にはメモを取ることが付きものです。

メモを正しく取っていないと、電話番号が違っていて折り返し連絡ができないなど後で困ることも出てきてしまいます。

とはいえ、話しながらメモをとることが苦手だという人もいるでしょうし、メモの取り方で悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

そこで、ここでは電話応対で効率的にメモを取るための方法を紹介したいと思います。

 

電話応対で効率的にメモを取る方法

それでは、以下に電話応対でメモを取るのが苦手な人におすすめの効率的にメモを取る方法について説明します。

 

メモを取るための環境を整えておく

まず最初に、メモを取るために基本的なこととして「メモを取るための環境を整えておくこと」があります。

具体的には「すぐに使える状態のメモ用紙やペンをデスクの分かりやすい場所に置いておく」「パソコンの画面にメモ帳を起動しておく」といったことがそれに当たります。

もしコールセンターであれば、ほとんどの場合インカムを使用するため両手が使え、メモを取る以外に画面に入力していく方法も使えます。

ただこれが一般的なオフィスの電話応対だと受話器を使って応答するので、メモは紙に控えることになります。

電話を受けた時にすぐに取り出せるように、メモ用紙とペンを分かる場所に置いておくことは必須です。

またメモ用紙はまっさらの裏紙などでも良いですが、もっとメモを取りやすくしたいのであれば自分であらかじめメモのテンプレートを作って印刷しておくのも一つのやり方です。

たとえば「折り返し連絡要」「電話があったことを伝えてほしい」など、ある程度用件を想定したチェックリストを作り、電話を受けた時には該当するものにチェックを入れるだけにしておくなど、自分が使いやすい形式のものを作っておくと役立ちます。

 

必要な単語だけを断片的にメモする

メモを取るのが間に合わないという場合には、「必要な単語だけを断片的にメモを取る」というやり方をすると効率的にメモを取ることができます。

というのも、電話応対では特に相手が言ったことをそのまますべて残す必要はないからです。

たとえば折り返し連絡を承るのであれば、「相手の名前」「会社名」「連絡先の電話番号」「誰から折り返しが必要か」「簡単な用件の内容」が分かればたいていの場合において事足ります。

そして後はこれらの情報を折り返し連絡する担当者に引き継ぐことができれば良いだけです。

なのでメモは必ずしも丁寧に取る必要はなく、自分が後で見た時に分かる程度に残っていれば問題ありません。

それをもとに担当者に正式な伝言メモとして渡すことができます。

なので、一語一句丁寧なメモを取ることをせずに、自分が分かる範囲で単語だけを断片的に控えるように意識することをおすすめします。

 

復唱する

電話応対において、相手の言ったことを復唱することには聞き間違いを防ぐなどの目的もありますが、「メモを取るための時間を稼ぐ」という意味でも有効です。

たとえば相手が名乗った後には、「〇〇様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」と復唱します。

それと同時にメモを取っていけば良いので、不自然にメモを取るための間を作ることなく、相手とのやり取りを進めることが可能です。

また、復唱する時にはあえて意識して「ゆっくりと言う」ようにします。

そうすると、言いながら自分の頭の中で落ち着いて聞いたことを整理することができますし、メモも取りやすくなります。

 

事前に情報をまとめておく

メモを取るのが苦手な場合には、あらかじめメモに残すために必要になりそうな情報を整理しておくこともおすすめです。

たとえばメモをしっかりと取っておかないと後で困る情報には、相手の名前や電話番号があります。

また伝言を受けるのであれば、その内容も控えておく必要がありますが、その際に聞いたことがない専門用語がたくさん出てくるなど、相手が言っている内容を自分が理解できない時に困ることもあるのではないでしょうか。

なので、そうしたとっさに言われてしっかりと控えておく必要があることや言われても控えておくのが難しいことは、なるべく普段から整理しておくと良いです。

たとえば社内にいる人とその主な取引先(逆にいえば取引先の会社名とその担当部署や担当者)を把握しておく、どの部署や担当者がどのような業務に携わっているのかをある程度知っておくようにします。

そうすると、いきなり電話で聞き慣れない会社名や用件を言われて慌てることも少なくなります。

また、もし担当者と取引先とその連絡先のリストを事前に作っておけるようであれば、電話を受けた時にそのリストを見ながら話すことができます。

そして、その内容と相手の言っていることに差異がなければメモを取る必要がなくなり、間違いを防ぐこともできるのでおすすめです。

 

まとめ

以上、電話応対でメモを取るのが苦手な人におすすめの効率的にメモを取る方法について説明しました。

電話応対にはメモが付きものですが、特に丁寧に書き残す必要はなく、必要な情報が後で分かるように控えておけば問題ありません。

事前準備としてまずはいつでもメモが取れる状態にしておくことは最低限必要ですが、話している時にはゆっくりと復唱しながら断片的に必要なことだけを書き残すように意識すると、効率よく必要な情報を書き残すことが可能です。

またある程度電話が掛かってくる相手が予測できるのであれば、相手先の会社名や電話番号のリストを作っておくと、メモの負担が軽減され間違いを防ぐことにもつながります。

いろいろとやり方はあるので、上記のことを参考に自分に合った方法を試してみてください。

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